情报检索系统[编辑]

名词解释

基本信息
　　情报检索系统
　　information retrieval systems
　　对情报资料进行收集、编辑、管理和检索的系统。现代情报检索系统是由电子计算机、通信网络和终端设备等组成的自动化系统，可进行情报资料的收集、标引、分析、组织、存储、检索和传播等工作。计算机情报检索可分为数据检索、文献检索、图谱检索、事件检索等类型。计算机情报检索的服务方式又可分为三类：①定题情报服务。它是针对相对固定的用户提出的要求，定期对新到文档进行检索，及时向用户提供所需信息。②回溯情报检索。它是根据用户的要求，对过去某段时间内积累收藏的全部文献，进行主题检索，一般采用脱机批处理方式。③联机情报检索。它采用人机对话的方式，用户在计算机终端上经过通信线路直接与计算机对话，能在短时间内获得检索结果。
基本功能
　　情报检索系统具有情报的存储和检索两种基本功能。存储，即将搜集到的文献、数据进行分析、加工，给出检索标识和地址，组成卡片目录或记录在磁带或光学的载体上组成情报数据库。检索，即人工地或自动地从卡片目录或情报数据库中查找所需的情报。因此，情报的存储和检索是情报检索系统的两个不可分割的环节。
　　情报检索系统的效率是衡量检索服务的一项重要标志，它与情报加工的质量、数据库结构和检索人员的素质有着密切关系。
系统设计
　　情报检索系统设计是开发情报检索系统的重要阶段。根据系统开发的目的和要求，全面地研究和分析各种有关因素，规划系统的组成、功能和开发的方法、步骤，合理地组织人力和物力，以保证按时建成人机密切配合的自动化情报检索系统。现代化情报检索系统因数据库内容和服务对象不同而各异,但是,不论进行何种情报检索系统的设计，都要考虑数据的搜集、选择评价、加工、输入、建库、检索和输出工作环节的任务和要求。情报检索系统的设计，与其他信息系统的设计一样，要经过以下主要步骤：
　 ①分析用户要求　用户需求调查、现状调查和分析，确定系统功能并写出系统设计任务书。
　　②系统设计　确定系统的结构 (包括数据结构和模块结构) 、功能要求及关键性算法。设计的结果应产生一份系统设计说明书。
　　③程序设计按数据结构和功能模块等明确任务,分工进行程序设计。
　　④调试和检测　用一组精心设计的数据来揭露系统的缺陷和错误，以保证忠实地实现系统任务书中所规定的各项要求，并有相当的可靠性和稳定性，而不致于因这样或那样的失误造成整个系统失效。
　　⑤验收、运行管理　对已调试的系统进行测试和鉴定。验收合格后便可投入运行管理。运行管理即对系统运行进行不断的检查、控制和维护。它包括建立和改善环境，保证系统正常运行；记录系统运行情况，这是科学管理的基础；有计划有组织地对系统进行必要的修改，以保证能正确地完成用户所要求的任务，使系统适应内外环境的各种变化；定期或不定期地对系统的运行史进行回顾和评价。工作由系统主管人员负责进行，组织专家进行评议，作出科学的评价，提出改进和发展方向。
评价
　　从技术经济观点对情报检索系统的效果、费用与效益等进行定性与定量分析比较，以确定其优劣的工作项目。视需要与可能，采用下述3种方法。
效果评价
　　以费用、时间与质量作为准则，客观地衡量用户对系统所提供的检索结果的满意程度。根据投入产出法则，应使用户觉得所产生的效益是合理的。费用不仅是用户直接的付费，还要考虑用户同系统打交道时化费时间所换算的费用。并要考虑取得文献线索后,取得原始文献方便与否。时间是指系统的响应时间要短,而所提供的情报应尽可能是最新的。但对需要全面检索的用户来说，响应快慢有时无关紧要。质量是指用户是否得到他所要找的东西和得到的东西是否全面、准确；前者是针对检索某一篇文献，或回答某一实际问题，后者是针对一般文献检索。主要是用查全率与查准率来判定检索系统的性能。
费用／效果评价
　　即计算检出每篇相关文献的单位成本，可以根据检索结果与所需各项费用定量估算。其主要步骤是：①确定评价范围；②拟定评价计划；③具体进行评价；④结果的分析与解释；⑤根据评价结果改进系统或服务。在计算费用时要考虑固定费用与可变费用。评价的目的是在达到一定服务水平的前提下，判别哪一种方法或系统费用最小，或保持费用不变，和研究哪一种方法或系统更能提高性能水平。因此，在具体进行评价时，首先要明确所要达到的目标，达到此目标有哪些方法，用某种方法费用要多少，建立相应费用模式(公式、计算机程序或文字说明)，规定评价标准，将各种方法或系统按满意程度排列，从中选出最佳者。对大多数情报机构建立数据库来说,要百分之百收全文献,几乎都做不到。如将收全程度从85％提高到100％,费用将急剧增加,这后面的15％的文献,可能要和前边85％文献需要同样多的费用，从费用／效果的观点来看，应事先确定一个现实的收藏范围目标，再确定那些最能达到此目标的期刊。在输入与输出之间权衡利弊时，要注意这样一条规律，即在输入步骤上节约，将导致输出步骤上负担加重，从而提高输出费用，反之亦然。因此，若查用量小，而输入量大，就应设法节约输入费用，把辅助性工作放在输出阶段。在输入要快的场合，标引工作就要采取较经济的方法。若输出要准确快速，则输入就要做得细微，不要追求节约。在考虑建库时，要进行调查，若已有某种数据库存在，尽管不太符合要求，也要尽可能利用它，而不要另建新库。
费用／效益评价
　　即探讨检索系统所提供结果的效益与系统运行费用之间的关系。若效益超过了费用，则获得这一结果是合理的。由于确定效益有一定主观性，用金钱来衡量效益是很困难的，因此，进行这一评价很不容易，一般采取下列步骤：①比较不同系统的服务费用；②若得不到预定检索结果，则估算有关人员在劳动生产率上可能产生的损失；③得到此种结果，对决策有何改进；④能否避免重复前人已做过的工作，或吸收其工作经验教训；⑤是否能促进发明创造或提高劳动生产率。具体作法是向用户征求对所提供结果的意见，看他们是否满意；也可访问用户或用信函询问进行细微的用户调查，以取得数据，说明用户满意程度与从检索结果中所得到的益处。

参考资料：

扩展阅读：